Årshjul Der foregår mange aktiviteter over en sæson. For at hjælpe bestyrelsen af klubben, aktivitetsudvalg og andre medlemmer af klubben er nedenstående links til dokumenter, der omhandler de forskellige aktiviteter, der foregår i Odder Tennisklub. Ved at trykke på de forskellige links downloader du de enkelte dokumenter. Nogle af nedenstående links har flere dokumenter og er i en pakket fil. Denne skal du pakke ud med et komprimeringsprogram før du kan læse dokumenterne
Arrangering af Tennissommerskole
Kontrakter til ungdomsspillere
Tilmelding til trænerkursus
Informationsstrategi
Baneudvalget
Aktivitetsudvalget
Ansvar og opgaver
Boldindkøb
Indetennis
Lokaleansøgning
Medlemsmøde
Planlægning af sæson
Regnskabserklæring
Standerhejsning
Tennisportens dag
Udvalgsmedlemmer
Sponsorer
Klubmesterskab for ungdom
Turnerings- og trænerudvalg
Turneringsudvalget for seniorer og veteraner
Ansvarsområde:
Udvalget er ansvarlig for tilmelding af senior-turneringshold til løbende turneringer under DTF/JTU samt enkeltstående turneringer. Endvidere skal der ske tilmelding til mesterskaber under DTF/JTU af spillere med fornøden kvalifikationer.
Tilmelding skal ske under behørig vurdering af holdets niveau i forhold til rækken. Ved en spillers tilmelding til en turnering skal der foretages en individuel vurdering.
Arbejdsopgaver:
Udvalget skal løbende opfordre klubbens turneringsaktive medlemmer til deltagelse i tennisturneringer under JTU/DTF. Tilmelding af hold til turnering sker normalt forud for sæsonstarten, hvorfor udvalget skal indhente accept fra spillerne på dette tidspunkt.
Økonomi:
Alle udgifter skal forhåndsgodkendes af bestyrelsen
Ungdomsudvalget
Ansvarsområde:
Udvalget er ansvarlig for planlægning og afvikling af alle klubbens turneringer for ungdom, samt for holdturneringer under JTU/DTF. Udvalget skal til enhver tid lave en liste over turneringsaktive ungdomsmedlemmer, med henblik på løbende udvikling af den enkelte spiller.
Til hvert ungdomshold fra U12 til U17 skal der tilknyttes en voksen holdleder, som informeres om arbejdsopgaven som holdleder.
Planlægning af afvikling af træning for ungdomsspillere. Udvalget er ansvarlig for ansættelse af ungdomstrænere.
Arbejdsopgaver:
Udvalget arbejdsopgaver er bl.a. at fordre deltagelse i træning for turneringsaktive ungdomsspillere. Udvalget skal sikre, at der til hvert ungdomshold til turneringer under JTU/DTF er tilknyttet en voksen holdkaptajn, som skal være tilstede ved enhver holdturnering og bistå med alle relevante opgaver forholdet.
Udvalget skal indgå aftale om ansættelse af chef-ungdomstræner samt evt. hjælpetrænere. Ansættelsesaftaler skal være skriftlige og underskrives af træner og klubben. Der skal evt. indhentes Børneattest. Hvis en hjælpetræner er under 18 år, skal aftales underskrives af forældre.
Udvalget planlægger og afvikler årets klubmesterskaber for ungdom i perioden august/september.
Udvalget skal opfordre forældre og holdkaptajner samt spillere til at poste resultater og fotos på klubbens Facebook side. Det vil også være godt med inputs og eventuelle gode artikler med kampresultater til den Odder Avis.
Økonomi:
Alle udgifter skal forhåndsgodkendes af bestyrelsen.
Trænerudvalget
Ansvarsområde:
Det er udvalgets primære ansvar, at sikre den nødvendige trænerkapacitet for seniormedlemmer, samt motionister. Udvalget indgår skriftlig aftale om ansættelse af klubtrænere til klubbens seniorspillere. Aftalen skal underskrives af begge parter. Udkast til den skriftlige aftale vedlægges som bilag til nærværende skrivelse. Hvis træneren er under 18 år skal aftalen tillige underskrives af forældre/værge, og der skal indhentes børneattest hos Politiet.
Arbejdsopgaver:
Udvalget skal opfordre klubbens medlemmer til uddannelse til klubtræner ved gennemførelse af K1 – K4 trænerkurser under DTF. Det vil give klubben en løbende trænertilgang til dækning af vort behov for træning af nye medlemmer samt turneringsspillere. Forud for hver sæsonstart afholdes et møde med trænerne med henblik på orientering om forventninger til træning m.m.
Økonomi:
Alle udgifter skal forhåndsgodkendes af bestyrelsen. Lønudgifter samt betaling af feriepenge aftales med hver træner, med baggrund i træneruddannelsen, erfaring og kompetence.
Sponsorudvalget
Ansvarsområde:
Udvalget har ansvaret for at klubben løbende indgår et tilstrækkeligt antal sponsorater samt at pleje disse. Endvidere har udvalget ansvaret for til stadighed at opsøge og indgå aftale med nye sponsorater til klubben. Sponsoraftaler kan eventuelt opdeles flere kategorier, som eksempelvis ”Hovedsponsor” og ”Erhvervssponsor”, hvor der aftales en pris i hver kategori.
Sponsoren tilbydes en modydelse for sit sponseret, f.eks. et ”sponsorarrangement” i klubben, hvor virksomhedens ansatte tilbydes tennistræning/spil.
Arbejdsopgaver:
• Forhandle og indgå aftale med hver sponsor med underskrevet kontrakt.
• Sponsorpleje, herunder kommunikation og information til sponsorer.
• Sikre synlighed for sponsorer i klubben, herunder på hjemmesiden.
• Løbende opdatering af sponsoraftaler i klubben og på hjemmesiden.
• Orientering til bestyrelsen ved sæsonstart om aftaler, med periodisk information i sæsonen.
• Afholde ”sponsorarrangement”, som f.eks. en tennisturnering/træning for ansatte hos sponsor.
• Udsende faktura hvert år i første kvartal til alle sponsorer på det aftalte beløb.
Økonomi:
Skabe årlige indtægter i henhold til godkendt budget.
Informationsudvalget
Ansvarsområde:
Udvalget er ansvarlig for enhver form for pressemeddelelse fra klubben, med henblik på korrekt og kvalitativt information. Alle pressemeddelelser skal således godkendes af informationsudvalget. Udvalget er tillige ansvarlig for løbende information på klubbens hjemmeside, med henblik på at højne medlemmernes kendskab og viden om tennisklubben.
Arbejdsopgaver:
Udvalget kan af egen drift indhente information fra øvrige udvalg, og kan tillige indgå aftale om løbende fremsendelse af info med henblik på videreformidling.
Økonomi:
Alle udgifter skal forhåndsgodkendes af bestyrelsen.
Breddeudvalget
Ansvarsområde:
Udvalget er ansvarlig for oprettelse af afholdelse af én eller flere turneringer i løbet af sæsonen, rettet mod klubbens motionsspillere.
Arbejdsopgaver:
Udvalget tilrettelægger en eller flere aftenturneringer med deltagelse af motionsspillere, og der kan i den forbindelse tilbydes trænerhjælp, samt evt. hjælp til afvikling af turneringen. Aktiviteterne rettes primært mod klubbens breddespillere, hvor det sociale samvær er i fokus, og det er udvalgets opgave, at skabe det bedste rammer for aktiviteten. Turneringen kan evt. afvikles lørdag/søndag, hvor der ikke afvikles en JTU-turnering. Udvalget kan af egen drift indhente assistance fra aktivitetsudvalget, som vil bistå med traktement og drikkevarer.
Økonomi:
Evt. udgifter til et arrangement skal forhåndsgodkendes af bestyrelsen.
Bane- og anlægsudvalget
Ansvarsområde:
Udvalget er ansvarlig for den løbende pleje og vedligeholdelse af klubbens tennisbaner og udstyr, samt dertil hørende bygninger. Udvalget skal fremsendes forslag på nye anlægsinvesteringer til bestyrelsen. Udvalget er ansvarlig for opfyldelsen af lovkrav samt myndighedernes bestemmelser.
Arbejdsopgaver:
Udvalgets arbejdsopgaver består bl.a. i daglig vedligehold af tennisbanerne på en sådan måde, at de fremstår som korrekte til tennisspil. Udvalget kan ansætte såkaldte ”banemænd” blandt klubbens juniorspillere, som udfører opgaven med daglig vedligehold under tilsyn af udvalget. Forårsklargøringen af banerne kan udføres i samarbejde med ekstern entreprenør. Der skal indhentes tilbud på entreprisens arbejdsopgaver samt prisen. Udføres i sidste halvdel af april måned. Udvalget skal føre tilsyn med klubbens bygninger og driftsanlæg, med henblik på løbende vedligehold samt reparationer. Dette arbejde skal sikre, at klubbens bygninger altid er i god stand, og hindre at der pludselig opstår store, omkostningskrævende vedligeholdelseopgaver.
Økonomi:
Udvalget fremsender indstilling til bestyrelsen på nye, væsentlige investeringer i bygninger, driftsanlæg samt tennisbaner. Udgifter til almindelig vedligehold af baner og bygninger godkendes af udvalget.
Aktivitetsudvalget
Ansvarsområde:
Udvalget er ansvarlig for alle traktementer i forbindelse med klubbens turneringer, samt andre aktiviteter.
Arbejdsopgaver:
Udvalget arbejdsopgaver er bl.a. at afholde et traktement ved klubbens standerhejsning, ved Tennissportens Dag, Voksen Info, breddeturneringer, samt ved klubmesterskaber. Indholdet af et traktement kan variere, men vil i mange tilfælde været opbygget omkring grillpølser med brød, kage og kaffe, samt evt. øl og vand. Udvalget kan af egen drift foreslå et traktement i forbindelse med en aktivitet. Udvalgets opgave er således at skabe en ramme, hvor det sociale er det primære. Udvalget skal tage kontakt til sponsorudvalget, for evt. tilskud fra klubbens sponsorer, primært Kvickly.
Økonomi:
Ethvert traktement skal forhåndsgodkendes af bestyrelsen.